如何資遣不適任員工？1個合法流程與「5種鐵證」一次看懂-H057

我受不了!我資遣他有錯嗎？

在我承辦的700多場勞資爭議調解中，「資遣爭議」的案件佔了26%，其中高達99%的老闆都因為「證據不足」被判違法！有位科技公司老闆告訴我：「謝顧問，這個員工態度差、效率低，我資遣他有錯嗎？」結果？勞工局調解時，公司因為拿不出具體證據，最後賠償45萬元和解。

為什麼合法資遣這麼難？因為「不適任」不是老闆說了算，而是「有沒有證據」說了算！

這篇文章將用我9年實務經驗，教你如何資遣不適任員工的完整流程：從「什麼叫不適任」的法律定義、5種鐵證的準備方式，到完整SOP與替代方案，讓你既能合法保護公司權益，又能避開動輒30-50萬的賠償風險。

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定義先釐清！什麼是「不適任」？合法資遣必備5大證據

什麼叫「不適任」？法律這樣定義

很多老闆以為「不適任」就是「我覺得他表現不好」，這是最危險的誤解！

【🚩法規依據】根據《勞動基準法第11條第5款》規定：

「勞工對於所擔任之工作確不能勝任時，雇主得預告勞工終止勞動契約。」

簡單說，「不適任」必須符合以下3個要件：

1. 客觀標準：不是老闆主觀認為，而是「具體事實」證明
2. 工作相關：必須與「職務內容」直接相關
3. 已給機會：已經過「輔導改善」仍無效果

【⚠️常見錯誤】

• ❌ 「他態度不好」→ 態度是主觀感受，不是客觀事實
• ❌ 「他跟同事處不來」→ 人際關係非工作能力
• ❌ 「他做不好我交代的事」→ 沒有具體量化標準

【⚠️震撼!!真實案例】第一次勸導就資遣，老闆賠50萬

台中一家貿易公司老闆，發現業務員連續3個月業績掛零，直接發出「勸導單」後資遣。員工不服申請調解，結果公司敗訴，理由是：

最後和解金額：52萬元（含資遣費、未補休加班費、精神賠償）

💡 這個案例告訴我們：「不適任」不是你覺得他不好，而是要有「明確標準+輔導過程+改善無效」的完整證據鏈！

合法資遣必備「5種鐵證」

根據我700場調解經驗，以下5種證據最有效：

證據1：量化工作標準（最重要！）

• ✅ 工作規則明定的績效標準
• ✅ 職務說明書的工作內容與要求
• ✅ 勞動契約約定的工作目標

範例：業務員每月最低業績30萬、客服專員客訴處理時效24小時內、作業員良率需達95%以上

證據2：勸導單與輔導紀錄（至少3次！）

• ✅ 第一次勸導：「告知」問題所在
• ✅ 第二次勸導：「給予」改善機會與期限
• ✅ 第三次勸導：「確認」改善無效

【💡特別提醒】每次勸導單必須：

• 明確記載「具體事實」（日期、數據、行為描述）
• 員工簽名確認（拒簽也要註記）
• 保留送達證明（郵寄掛號或當面送達）

法院普遍認為：第1次讓員工「知道」問題，第2次給員工「機會」改善，第3次確認「無法」改善。

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證據3：績效考核紀錄

• ✅ 定期考核表（月考核、季考核、年考核）
• ✅ KPI達成率統計
• ✅ 與同職級員工的比較數據

範例：該員工連續6個月考核分數低於60分（及格線），同職級其他3位員工平均82分

證據4：客觀事實紀錄

• ✅ 客訴紀錄與處理結果
• ✅ 錯誤件數統計（出錯率、退貨率、重工率）
• ✅ 遲到早退紀錄（與工作效率相關時）
• ✅ 主管交辦事項完成狀況

證據5：教育訓練與輔導證明

• ✅ 教育訓練簽到表
• ✅ 個別輔導紀錄（會議記錄、談話紀錄）
• ✅ 提供改善工具或資源的證明

【✅專業建議】建立「不適任員工處理資料夾」，將上述5種證據依時間序整理，資遣時一次提出，勝訴率可達90%以上！

⚠️ 等等！資遣前，你還有其他選擇！

🔗延伸閱讀：勞資爭議預防10年經驗歸納出來的4大策略降低91%爭議-K003

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如何資遣不適任員工？替代方案降低人事成本：調職、輔導改善計畫

為什麼要考慮「替代方案」？

在我的實務經驗中，很多老闆急著資遣員工，其實是因為「不知道還有其他方法」！

資遣的3大隱藏成本：

1. 金錢成本：資遣費+預告工資+未補休加班費+遣散成本
2. 時間成本：招募新人+訓練新人+磨合期（至少3-6個月）
3. 法律風險：萬一證據不足，賠償金30-80萬起跳

【💡特別提醒】根據勞動部統計，資遣一位年資3年、月薪4萬的員工，平均總成本（含重新招募）達15-25萬元！

替代方案1：調職（適用於「不適合現職」的員工）

什麼情況適用？

• 員工在A職務表現不佳，但在B職務可能勝任
• 員工具備其他專長，只是目前職位不合適

合法調職的「調動5原則」

【🚩法規依據】根據《勞動基準法第10-1條》，調動必須符合：

1. 基於企業經營需要：有正當理由，非懲罰性調動
2. 不降低工資：調動後薪資不能減少
3. 工作地點不得過遠：原則上不超過25公里
4. 對勞工及家庭生活無重大影響：要考量員工實際狀況
5. 調動後工作與原工作性質相符：不能差異太大

【✅專業建議】我建議老闆採用「階梯式處理」：口頭要求 → 書面告知 → PIP輔導 → 調職評估 → 最後才資遣。這樣不但給員工機會，也讓公司證據鏈更完整！

🔗延伸閱讀：調動5原則就可以調動工作超過25公里嗎!如何合法規範員工呢?-K022

替代方案2：輔導改善計畫（PIP, Performance Improvement Plan）

什麼是PIP？

給員工一個「最後機會」，設定明確目標與期限，並提供必要資源協助改善。

PIP的4大要素：

1. 明確問題描述：具體指出哪些地方不適任
2. 量化改善目標：設定可衡量的標準（如：錯誤率從10%降至3%）
3. 輔導期限：通常1-3個月
4. 支援資源：提供教育訓練、mentor輔導、工具設備

【💡特別提醒】PIP不是「走形式」，而是真正給員工改善機會。如果最後還是需要資遣，這份PIP紀錄就是最有力的「證據3：輔導紀錄」！

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如何資遣不適任員工？合法流程SOP：通知、舉證、文件、通報、資遣費與時程

好，如果你已經評估過替代方案，確定必須資遣，那麼請嚴格遵守以下SOP，否則一個步驟錯誤，就可能面臨30-80萬賠償！

合法資遣8步驟流程SOP

步驟1：確認資遣條件與準備證據（資遣前30天）

檢查清單：

• ✅ 符合勞基法第11條第5款「不能勝任工作」
• ✅準備好5種鐵證（量化標準、勸導單、考核紀錄、客觀事實、輔導證明）
• ✅確認員工非「禁止資遣期間」（產假、職災醫療期間等）
• ✅工作規則已核備，且明訂不適任標準

【⚠️常見錯誤】很多公司的工作規則「沒有送勞工局核備」，導致資遣時無法作為證據！

🔗延伸閱讀：工作規則 核備全攻略：核備後如何合法開除與資遣，一篇搞懂-K012

步驟2：計算預告期（資遣前30天）

【🚩法規依據】根據《勞動基準法第16條》，預告期依年資計算：

【💡特別提醒】預告期的計算是「日曆天」不是「工作天」，包含例假日與國定假日！

🔗延伸閱讀：如何算預告期與資遣通報的時間用1張圖搞懂-K006

步驟3：發出書面資遣通知（資遣前10-30天）

資遣通知書必備內容：

1. 資遣事由：明確引用「勞基法第11條第5款」
2. 具體事實：列出不適任的客觀事實
3. 最後工作日：明確寫出終止契約日期
4. 應領款項說明：資遣費、未補休加班費、特休未休工資

【✅專業建議】資遣通知最好「書面確認」，並請員工確認。

步驟4：資遣通報（最後工作日前10天）

【🚩法規依據】根據《就業服務法第33條》，雇主資遣員工，應於員工離職10日前，向當地主管機關及公立就業服務機構通報。

通報方式：使用「🔗系統連結：資遣通報系統」線上申報。

【⚠️常見錯誤】

• ❌ 誤以為「最後工作日前10天」就好，正確是「離職生效日前10天」
• ❌ 誤以為任何情況下都可以在三日內補通報
• ❌ 通報後才發資遣通知書（順序錯誤要補預告其工資）

罰則：未依規定通報或通報不實，處3萬元以上15萬元以下罰鍰！

🔗延伸閱讀：資遣通報10天怎麼算？99%老闆算錯「這1天」被罰9萬起跳！-H049

步驟5：計算資遣費（資遣前7天）

最佳的計算工具，勞動部-資遣費試算表-線上

平均工資定義：離職前6個月工資總額 ÷ 6

【💡特別提醒】平均工資包含以下項目：

• ✅ 本薪
• ✅ 津貼（伙食津貼、交通津貼等）
• ✅ 獎金（全勤獎金、績效獎金等）
• ✅ 加班費
• ❌ 年終獎金（非經常性給與）
• ❌ 三節獎金（非經常性給與）

🔗延伸閱讀：老闆算錯資遣費平均工資！這5個科目沒算進去，30天內損失30萬-H003

⚠️ 等等！計算完資遣費，別忘了要列印下來讓員工確認金額喔。

🔗延伸閱讀：加班費有5種算法，一張圖表讓你清楚計算不違法!-K007

步驟6：結清所有款項（最後工作日）

應給付項目檢查清單：

• □ 資遣費
• □ 最後一個月薪資
• □ 預告期工資（若未給預告期）
• □ 未補休加班費
• □ 特休未休工資
• □ 其他應付款項（如：差旅費墊款）

【⚠️法律陷阱】資遣費必須在30日內給付，延遲1天就違法，30萬元罰鍰！

🔗延伸閱讀：資資遣費什麼時候給，有3個時間點，優缺點分析給你聽，但千萬別延遲，重罰三十萬?-H027

步驟7：辦理勞健保退保（最後工作日內）

• 勞保退保：最後工作日
• 健保退保：最後工作日
• 勞退提繳：提繳至最後工作日

步驟8：開立服務證明書與非自願離職證明

服務證明書內容：

• 員工姓名、到職日期、離職日期
• 職務名稱

非自願離職證明（供員工申請失業給付）：

• 必須載明「資遣」事由
• 提供員工向公立就業服務機構申請失業給付

資遣流程時間軸總覽

【✅專業建議】建議製作「資遣員工處理檢核表」，每個步驟都要核對，避免遺漏任何一項導致違法！

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⭐勞資顧問謝淮辰的貼心話⭐

如何資遣不適任員工，絕對不是「看他不爽就開除」這麼簡單！

在我承辦的700多場勞資爭議中，我看過太多老闆因為「證據不足」、「流程錯誤」、「時間算錯」而面臨30-80萬的賠償。更痛心的是，這些爭議其實都可以避免！

記住3個關鍵重點：

1. 證據先行：沒有「5種鐵證」，千萬別輕易資遣
2. 給予機會：至少3次勸導+輔導改善計畫，法院才會認可
3. 流程正確：預告期、通報、資遣費、時程，一個都不能錯

如果你現在正面臨「不適任員工」的困擾，不知道該資遣還是輔導，或是擔心資遣流程不合法，不要自己冒險嘗試！

上個月有位老闆因為「想說試試看」自己處理，結果收到勞工局通知，最後賠償45萬元。他事後告訴我：「早知道就直接請顧問接手處理就好了，我卻賠了45萬…」

立即行動，避免損失：

• ✅ 免費30分鐘諮詢：我會幫你評估證據是否充足
• ✅ 完整流程規劃：從勸導單到資遣通報，手把手教你
• ✅ 替代方案評估：不一定要資遣，我有更省成本的方法

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【✅立即行動檢查清單】

資遣不適任員工前，請先確認：

• □ 我有「5種鐵證」嗎？（量化標準、勸導單、考核紀錄、客觀事實、輔導證明）
• □ 我給過員工至少3次改善機會嗎？
• □ 我的工作規則有送勞工局核備嗎？
• □ 我計算的預告期正確嗎？
• □ 我會在最後工作日前10天完成資遣通報嗎？
• □ 我的資遣費計算包含所有應計項目嗎？
• □ 我會在最後工作日當天給付所有款項嗎？

如果有任何一項打❌，請立即諮詢專業勞資顧問！

🔗延伸閱讀：

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