【勞資會議不是每月開會就好！】想避免勞動檢查罰款嗎？本文揭露企業最常忽略的4個勞資會議重點：成立程序、勞方代表備查、3個月會議頻率與會議記錄正確性。許多企業誤以為「有開會就算」，卻不知這可能導致2-30萬罰鍰！馬上了解勞資會議正確做法，輕鬆通過勞檢！
第一點|有成立勞資會議了嗎?
沒有成立勞資會議的會議，全部都是假的，一切的開會都是無效的，也會因此面臨2萬到6萬等罰款喔。根據我處理過的勞資爭議案例，許多企業老闆以為只要定期與員工開會討論，就符合勞資會議的規定，結果在勞動檢查時才發現事實並非如此。
勞資會議的成立有嚴格的法定程序，必須依照《勞資會議實施辦法》規定選出勞方代表和資方代表。勞方代表必須由全體勞工直接選舉產生，而非由主管指派。我曾輔導一家科技公司，因為勞方代表是由部門主管指派而非選舉產生，結果在勞動檢查時被認定未成立勞資會議，不僅被處以罰鍰，所有透過「假勞資會議」通過的彈性工時安排也被認定無效，導致公司必須補發大量加班費。
正確的勞資會議成立程序包括：
- 發布勞資會議代表選舉公告（至少7天前）
- 進行勞方代表選舉（需有選舉紀錄）
- 資方代表由雇主指派
- 將勞資代表名單報請當地勞工主管機關備查
只有完成上述程序，勞資會議才算正式成立，所做的決議才具有法律效力。
第二點|勞方代表是否有備查且在職?
在實務上常常發生的兩件事
- 開會人員不在被查備查名單上
- 備查人員已經離職多年沒有更新。
根據《勞資會議實施辦法》，勞資會議代表選出或派定後，事業單位應於15日內報請當地勞工主管機關備查。許多企業疏忽了這一重要程序，導致勞資會議的合法性受到質疑。
我曾處理過一個案例，某製造業公司的勞方代表早已離職，但公司未進行遞補和重新備查，仍使用原勞方代表名義召開勞資會議。當勞動檢查時，這個疏失立即被發現，不僅被處以罰鍰，該公司透過「無效勞資會議」通過的變形工時安排也被認定無效，導致公司必須支付大量加班費補償。
當勞方代表離職或無法執行職務時，應依下列步驟處理：
- 由候補代表依序遞補
- 候補代表不足時，應進行補選
- 遞補或補選後，應於15日內向當地勞工主管機關報備
目前勞動部提供「勞資會議代表名單線上備查系統」(https://meeting.mol.gov.tw/login)，企業可善用此系統完成備查程序，確保勞資會議的合法性。
遇到以上狀況，依照下列步驟檢查，勞資會議成立|流程與注意事項
第三點|勞資會議是否3個月開一次
這是大家最常犯的錯誤之一，許多企業誤以為勞資會議可以半年或一年召開一次，或是只在有需要時才召開。但根據《勞資會議實施辦法》第18條明確規定：「勞資會議至少每三個月舉辦一次，必要時得召開臨時會議。」
依我的實務經驗，勞動檢查時，檢查員會要求提供最近一年的勞資會議紀錄，檢視是否符合每三個月至少召開一次的規定。若未依規定頻率召開，將面臨新台幣2萬元至30萬元的罰鍰。
為何要強制每三個月召開一次？這是因為勞資會議是企業與員工間重要的溝通橋樑，透過定期的勞資會議，可以：
- 及時回應員工的意見和建議
- 解決工作現場的問題
- 預防勞資爭議的發生
- 建立和諧的勞資關係
我建議企業在年初就規劃好全年的勞資會議時間，並設置提醒機制，確保會議如期召開。若因特殊情況需要調整會議時間，也應在調整前與勞資代表溝通，並在會議紀錄中說明調整原因。
第四點|會議記錄是否正確?
勞資會議到底要做哪些事情呢？13項勞資會議內容有甚麼呢？依照你的實際狀況去挑選即可喔~
根據《勞資會議實施辦法》第13條規定，勞資會議的議事範圍包含三大類：報告事項、討論事項和建議事項。
一、報告事項
- 關於上次會議決議事項辦理情形
- 關於勞工人數、勞工異動情形、離職率等勞工動態
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- 關於事業之生產計畫、業務概況及市場狀況等生產資訊
- 關於勞工活動、福利項目及工作環境改善等事項
- 其他報告事項
二、討論事項
- 關於協調勞資關係、促進勞資合作事項
- 關於勞動條件事項
- 關於勞工福利籌劃事項
- 關於提高工作效率事項
- 勞資會議代表選派及解任方式等相關事項
- 勞資會議運作事項
- 其他討論事項
三、建議事項
- 工作規則之訂定及修正等事項
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⭐勞資顧問謝淮辰的貼心話⭐
作為處理過700多場勞資爭議調解的專業顧問，我深知一個運作良好的勞資會議對企業的重要性。許多企業視勞資會議為負擔，實則不知它是預防勞資爭議的最佳盾牌。
我的建議是：
- 勞資會議必須正確成立，代表必須依法選出或指派
- 代表名單必須向當地勞工主管機關備查，代表異動時也要及時更新
- 勞資會議至少每三個月舉辦一次，切勿延誤
- 會議記錄要詳實完整，這是企業重要的法律文件
投資時間正確設立和運作勞資會議，將為企業帶來長遠的管理效益。我常對客戶說：「花一小時開好勞資會議，省下百小時處理勞資爭議的時間。」這不僅是合規要求，更是精明的企業管理策略。
要如何成立勞資會議呢?🔗延伸閱讀：勞資會議-會議紀錄與召開會議流程
要怎麼開勞資會議呢?🔗延伸閱讀：勞資會議-成立的四大步驟與注意事項
