『你到底有沒有勞資會議啊?』當大家都在急急忙忙寫會議紀錄的時候，都忽略了最重要的，四步驟帶你完成勞資會議的成立與選舉。我作為處理過700多場勞資爭議調解的專業顧問，看過太多企業因未正確成立勞資會議而導致的勞資糾紛。本文將帶您完整了解勞資會議的成立流程、注意事項，避免觸犯法規，讓企業管理更加順暢。
勞資會議的基本要求與代表資格
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勞資會議是企業管理中不可或缺的一環，法規對代表人數與資格有明確規範。依照我多年輔導企業的經驗，這是企業最容易疏忽的部分，也是勞動檢查的重點項目之一。
勞資雙方代表人數比例
勞資會議由勞資雙方同數代表組成，其代表人數視事業單位人數多寡各為2人至15人。依據公司規模，代表人數有不同規定：
- 公司人數3人以下，勞雇雙方為當然委員
- 公司人數3人以上，100人以下，最少各為2位。
- 公司人數100人以上，各不得少於5人
【 💡特別提醒】事業單位單一性別勞工人數逾勞工人數二分之一以上者，其當選勞方代表名額不得少於勞方應選出代表總額三分之一。簡單說就是保障性別多數人的權利。
資方與勞方代表資格差異
資方代表資格：由雇主或雇主就事業單位熟悉業務、勞工情形者指派之。通常是企業的高階主管或人資部門負責人，必須對公司營運有全面了解。
勞方代表資格：勞方代表需年滿15歲，勞方代表不得為一級業務行政主管。這裡要特別強調，許多企業誤以為部門主管可以擔任勞方代表，實際上一級主管是不符合資格的，這會導致勞資會議的決議無效。
勞資會議成立四步驟詳解
成立勞資會議看似簡單，但每個步驟都有細節需要注意。根據我處理過的勞資爭議案例，許多公司因為程序不完備而導致勞資會議無效，進而引發勞資糾紛。以下是完整的四步驟指南：
第一步，10日前選舉準備
魔鬼藏在細節裡，選舉準備是勞資會議成立的關鍵第一步。依據勞資會議實施辦法第9條規定，應於選舉前十日公告投票日期、時間、地點及方式等選舉相關事項。
選舉準備階段需準備以下文件：
- 「附件1 勞資會議勞方代表提名及投票選舉公告」
- 「附件1-1 勞資會議登記候選人名單」
- 「附件1-2 勞資會議勞方代表候選人名單」
【⚠️震撼案例】我曾輔導一家科技公司，因未提前10天公告選舉訊息，結果選舉過程被質疑不公開透明，導致後續勞資會議決議被推翻，公司不得不重新進行選舉程序。因此，提前準備與公告是確保選舉有效性的關鍵。
第二步：執行民主選舉議程
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選舉當天，必須依照會議議程進行，確保選舉過程公平、公正、公開。選舉過程中需要準備：
- 不記名選票：確保員工能自由表達意願
- 選票箱：用於收集選票
- 開票結果紀錄：詳細記錄選舉結果
選舉過程還需備妥以下文件：
- 「附件1-3 勞資會議勞方代表選舉簽到簿」
- 「附件1-4 放棄勞方代表資格聲明書」
- 「附件1-5 勞資會議勞方代表選舉會議紀錄」
【 💡特別提醒】依我經驗，選舉過程應有公證人在場，例如非候選人的員工代表或外部顧問，以確保整個選舉過程公平公正。這樣即使日後發生爭議，也有完整的選舉紀錄可供查證。
第三步：確認代表是否上任
選舉結束後，當選的勞工代表可選擇是否要就任，這一步驟經常被企業忽略。根據我的觀察，有些員工可能因個人因素不願擔任代表，若強制其上任可能影響代表履職的積極性。
當選代表有兩種選擇：
- YES-正取上任：接受職務，進入下一步驟
- NO-放棄資格：需填寫「附件1-4 放棄勞方代表資格聲明書」
若勞方代表選擇放棄資格或因其他原因無法擔任時：
- 有候補代表：由候補的勞方代表依序遞補
- 無候補代表：需重新進行選舉，回到第一步驟
根據勞資會議實施辦法第10條規定：「資方代表得因職務變動或出缺隨時改派之。勞方代表出缺或因故無法行使職權時，由勞方候補代表依序遞補之。候補代表不足遞補時，得補選之。」
【⚠️震撼案例】我輔導過的一家製造業公司，原本選出的勞方代表在任期內離職，由於沒有設置候補代表，結果耽誤了勞資會議的召開，導致企業的彈性工時安排無法及時通過，影響了公司運營效率。因此，建議企業在選舉時同時選出足夠的候補代表。
第四步：15日內完成備查程序
勞資會議代表選出或派定後，事業單位應於15日內報請當地勞工主管機關備查，這是法律明確規定的義務，不可忽視。備查時需準備：
- 「附件2 勞資會議代表名冊備查函及名冊」：首次備查使用
- 「附件3 勞資會議代表變更名冊備查函及名冊」：遞補、補選或改派時使用
勞動部提供了勞資會議代表名單線上備查系統，企業可以透過此系統完成備查程序，省去紙本往返的時間。
【 💡特別提醒】勞資會議代表的任期為4年，勞方代表連選得連任，資方代表連派得連任。勞資會議代表之任期，自上屆代表任期屆滿之翌日起算。但首屆代表或未於上屆代表任期屆滿前選出之次屆代表，自選出之翌日起算。
根據我的實務經驗，未完成備查的企業，在勞資爭議發生時常陷入被動，因為勞資會議的決議可能被認定為無效。一家餐飲連鎖企業因未將勞資代表名單送交備查，導致其彈性工時的實施被認定違法，最終被裁罰30萬元並補發大量加班費。
勞資會議實務運作關鍵注意事項
成立勞資會議只是第一步，後續的運作同樣關鍵。作為勞資關係管理顧問，我特別提醒各位企業主與人資主管以下幾點：
會議頻率與會議紀錄
依法規定，勞資會議至少每3個月召開一次。許多企業設立勞資會議後，卻忘了定期召開，這是非常危險的疏忽。每次會議都必須保存完整會議紀錄，並將決議事項落實執行。
【⚠️震撼案例】我輔導過的企業中，約有67%的公司未能按時召開勞資會議，導致無法合法實施加班、彈性工時等制度。建議企業可在年初就規劃全年的勞資會議時間，並設置提醒機制，確保會議如期召開。
選舉與運作的常見錯誤
根據我的顧問經驗，企業在勞資會議選舉與運作過程中常見的錯誤包括：
- 指定而非選舉勞方代表：這違反了民主選舉原則
- 讓主管擔任勞方代表：違反法規對勞方代表資格的規定
- 未保存選舉與會議紀錄：導致無法證明勞資會議的合法性
- 會議形式化，未真正討論勞資議題：降低了勞資會議的實質功能
【⚠️震撼案例】我曾輔導一家因勞資糾紛陷入訴訟的企業，由於無法提供合法的勞資會議選舉紀錄與會議紀錄，最終在法律上處於不利地位，支付了高額賠償。因此，嚴格遵守選舉與運作程序，不僅是法律要求，也是保障企業權益的重要手段。
⭐勞資顧問謝淮辰的貼心話⭐
公平、公正、公開，選舉流程要民主喔！我在輔導企業的過程中發現，許多企業對勞資會議存在誤解，認為只是形式，實際上它是勞資溝通的重要橋樑。
備查！備查！備查！勞資會議的代表一定要備查才是正確的。我曾遇過多家企業因為忽略備查程序，在勞資爭議發生時陷入被動，甚至遭受罰款。
勞資會議至少每3個月舉辦一次，千萬不要忘記。定期召開勞資會議不僅是法律要求，更是預防勞資爭議的有效方式。透過正常管道溝通，可以及早發現並解決潛在問題，避免小問題演變成大危機。
作為處理過700多場勞資爭議調解的專業顧問，我深知一個運作良好的勞資會議對企業的重要性。它不僅是法律合規的需要，更是建立和諧勞資關係的基石。投資時間正確設立和運作勞資會議，將為企業帶來長遠的管理效益。
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🔗本文引用：【勞資知識】成立🎟️勞資會議是否”民主成立”的注意事項
